Aprenda como um sistema de prestação de contas pode automatizar processos, evitar glosas e reduzir o tempo gasto com relatórios de 8 horas para 30 minutos.
O custo oculto da prestação de contas manual A prestação de contas é uma das atividades mais críticas — e mais temidas — pelas organizações do terceiro setor . Quando feita manualmente, consome tempo precioso e gera riscos significativos.
Números que assustam Em uma pesquisa com gestores de ONGs :
8 horas é o tempo médio mensal gasto organizando comprovantes
15% das organizações já tiveram glosas por erros de documentação
R$ 50.000 é o valor médio devolvido por glosas em convênios públicosErros que causam glosas e devoluções 1. Comprovantes ilegíveis ou incompletos Notas fiscais fotografadas com baixa qualidade, sem os dados obrigatórios visíveis.
Solução: Digitalização com OCR que valida se o documento está legível.
2. Despesas fora do período de vigência Pagamentos realizados antes ou depois do período do convênio.
Solução: Sistema com alertas automáticos de vigência.
3. Classificação incorreta de despesas Despesa de material permanente classificada como custeio, por exemplo.
Solução: Categorias pré-definidas alinhadas com o plano de contas do financiador.
4. Falta de documentação complementar Cotações, termos de referência ou justificativas ausentes.
Solução: Checklists automáticos por tipo de despesa.
5. Recursos aplicados em rubrica diferente Usar recursos de uma rubrica para cobrir outra sem autorização.
Solução: Controle de saldo por rubrica com bloqueio automático.
O que um sistema de prestação de contas deve ter Captura inteligente de comprovantes
OCR para extração automática de dados
Validação de CNPJ do fornecedor
Verificação de autenticidade de NF-e Classificação automatizada
Sugestão de categoria baseada em histórico
Vínculo obrigatório com projeto/rubrica
Validação de elegibilidade da despesa Workflow de aprovação
Fluxo configurável por tipo e valor
Aprovação mobile para agilidade
Registro completo de aprovadores Geração automática de relatórios
Relatórios no formato exigido pelo financiador
Exportação para Excel, PDF ou sistemas governamentais
Indicadores de execução em tempo real Case: de 8 horas para 30 minutos Uma organização que atende 500 crianças conseguiu, após implementar um sistema adequado:
Reduzir de 8 horas para 30 minutos o tempo de geração de relatórios mensais
Eliminar 100% das glosas por documentação incorreta
Liberar a equipe financeira para atividades estratégicas Passo a passo: do comprovante ao relatório final 1 Recebimento: Nota fiscal chega (papel ou eletrônica)
2 Digitalização: Upload com validação de qualidade
3 Classificação: Sistema sugere categoria, usuário confirma
4 Aprovação: Fluxo automático conforme alçadas
5 Conciliação: Vínculo com extrato bancário
6 Relatório: Geração automática no fechamento
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